1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa, w jaki sposób przetwarzamy informacje gromadzone na stronie internetowej www.op360.pl, w ramach kontaktu i dalszej komunikacji bezpośredniej lub zdalnej z wykorzystaniem umieszczonych na stronie internetowej formularzy kontaktowych albo czatów, bądź firmowych adresów e-mail, a także platformy internetowej, stanowiącej podstawę działania e-kancelarii. Polityka prywatności wyjaśnia również powody, dla których musimy gromadzić określone dane o Użytkowniku lub uznajemy to za nasz uzasadniony interes. Dlatego przed rozpoczęciem korzystania ze strony www.op360.pl lub powiązanej z nią platformy internetowej albo podjęciem komunikacji zdalnej z wykorzystaniem określonych rozwiązań technologicznych, które ją umożliwiają, zapoznaj się z niniejszą Polityką Prywatności.

1.2. Dbamy o Twoje dane, w tym dane osobowe i zobowiązujemy się do zapewnienia ich poufności i ochrony.

1.3. O ile niniejsza polityka prywatności nie stanowi inaczej, używane dalej wyrażenia mają następującą definicje:

Dane – wszelkie dane, w tym dane osobowe

RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Serwis – strona www.op360.pl i platforma internetowa stanowiąca podstawę działania e-kancelarii, udostępniana przez OP 360° pod tą samą lub odrębną domeną.

Współpracownicy – wyspecjalizowane, profesjonalne podmioty zewnętrzne, takie jak np. kancelarie prawne, firmy księgowe czy audytorskie, które na mocy odrębnych porozumień współpracują z OP 360° w zakresie realizacji Zgłoszeń. Współpracownicy są Procesorami przekazywanych przez Zleceniobiorcę Danych.

Zleceniodawca - organizacja korzystająca z usług OP 360°

Zleceniobiorca - OP 360°

2. Administrowanie danymi i udostępnianie ich procesorom

2.1. Administratorem Twoich danych osobowych przekazanych dobrowolnie w związku z korzystaniem z serwisu lub w ramach kontaktu bezpośredniego lub na odległość (zdalnego) jest działająca pod marką OP 360° firma MacCo. (NIP 6912572060).

2.2. Administratorem danych przekazanych w zgłoszeniu dokonanym przez platformę internetową jest Zleceniodawca, a Zleceniobiorca jest procesorem tych danych, posiadającym zgodę na ich przetwarzanie udzieloną przez Zleceniodawcę i osobę dokonująca zgłoszenia, co znajduje wyraz w zawarciu współpracy i dokonywaniu zgłoszeń. Zleceniobiorca może udostępniać uzyskane dane swoim pracownikom oraz współpracownikom, jako dalszym procesorom, jeśli mają oni brać udział w rozpatrywaniu zgłoszenia jako specjaliści, a dają należytą rękojmię w zakresie realizacji obowiązków prawnych i dochowania poufności koniecznej dla ochrony interesów Zleceniodawcy, osób dokonujących zgłoszenia oraz tych, których zgłoszenie dotyczy. Procesorem danych zawartych w serwisie, jednak bez możliwości przetwarzania przekazanych danych w innej formie i w innym celu niż jest to konieczne ze względu na charakter prac konserwacyjnych/rozwojowych nad serwisem, mogą być również współpracujący ze Zleceniobiorcą dostawcy IT, którzy dają rękojmię poufności i ochrony przekazanych danych, a w szczególności danych osobowych na poziomie zapewniającym zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

2.3. Okres przechowywania danych na serwerze WB 360° nie może być dłuższy niż uzasadniony przepisami prawa i realizowanego w oparciu o nie celu. O długości przechowywania danych decyduje ich administrator. WB 360° nie ponosi żadnej odpowiedzialności wynikającej ze zbyt krótkiego lub zbyt długiego przechowywania danych, w związku z prawidłową realizacją swoich zobowiązań wobec Zleceniodawcy, który jako Administrator tych danych ponosi pełną i samodzielną odpowiedzialność w tym zakresie.

3. Gromadzone dane

3.1. W ramach adresu internetowego www.wb360.pl udostępniane są (1) Strona internetowa firmy oraz (2) Platforma internetowa typu SaaS (ang. software as a service) do dokonywania zgłoszeń przez Sygnalistów oraz ich obsługi.

3.2. Kiedy wchodzisz na stronę www.wb360.pl, automatycznie zbieramy pewne informacje o Twoim urządzeniu, w tym informacje o Twojej przeglądarce internetowej, adresie IP, strefie czasowej oraz niektórych plikach cookie (tzw. ciasteczkach) zainstalowanych na Twoim urządzeniu. Ponadto podczas przeglądania strony zbieramy informacje o poszczególnych stronach internetowych lub produktach, które przeglądasz, jakie strony lub frazy wprowadzone w wyszukiwarce skierowały Cię na naszą Stronę oraz o tym, w jaki sposób z niej korzystasz. Te informacje zbierane automatycznie określamy mianem "Informacji o urządzeniu". Ponadto, możemy gromadzić dane osobowe, które nam przekażesz (w tym, między innymi, imię, nazwisko, adres skrzynki e-mail, numer telefonu itp.) w ramach formularza kontaktowego, aby umożliwić komunikację.

3.3. Pliki cookie mogą być wykorzystywane do zbierania, przechowywania i śledzenia informacji w celach statystycznych lub marketingowych związanych z prowadzeniem naszej Strony internetowej. Użytkownik ma prawo zaakceptować lub odmówić zaakceptowania opcjonalnych plików cookie. Niektóre pliki cookie są wymagane i niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Strony internetowej. Takie pliki cookie nie wymagają zgody, ponieważ są aktywne przez cały czas. Pamiętaj, że akceptując wymagane pliki cookie, akceptujesz również pliki cookie stron trzecich, które mogą być wykorzystywane przez inne podmioty podczas korzystania z usług świadczonych przez te podmioty.

3.4. Kiedy korzystasz z e-kancelarii udostępnianej w ramach platformy internetowej, korzysta ona jedynie z wymaganych dla prawidłowego działania strony ciasteczek (COOKIE_CONSENT i Host-SESSION), co ma celu odpowiednią ochronę poufności świadczonych usług. Żadne inne dane o Tobie nie są zbierane w sposób zautomatyzowany, ale istnieje możliwość ich dobrowolnego udostępnienia Ciebie przy dokonywaniu zgłoszenia. Mogą one zostać powierzone również w związku z podpisaną z Twoją firmą umową, jeśli zostaniesz wskazany przez swoją firmę jako osoba wyznaczona do kontaktu z OP 360°. Dane te to przede wszystkim imiona, nazwiska, adresy skrzynek e-mail, numery telefonu itp..

3.5. W ramach dokonywanych zgłoszeń zw. ze świadczoną obsługą prawną, może się zdarzyć, że będziesz udostępniać nam różnego rodzaju dane i dane osobowe, które zależą od indywidualnego charakteru dokonywanego przez nich zgłoszenia. Do danych tych stosują się wszystkie pozostałe zapisy niniejszej polityki. Osoba dokonująca zgłoszenia zostaje niniejszym zobligowana, aby podawać je wyłącznie, gdy posiada uzasadniony interes prawny i robi to w dobrej wierze.

W ramach niektórych zgłoszeń, mogą być nam przekazywane ponadto dane poufne, które posiadasz w zw. z prowadzeniem przez Ciebie firmy. Dane te są zbierane, aby umożliwić zawarcie oraz późniejszą realizację umowy, która swoim zakresem obejmuje obsługę prawną przez OP 360° na rzecz Twojej firmy. Do danych tych stosują się wszystkie pozostałe zapisy niniejszej polityki, a oprócz tego zapisy wszystkich innych umów między nami. W razie wątpliwości, stosowany jest zapis realizujący najwyższy standard ochrony ze wszystkich dostępnych opcji.

3.6. Jeśli jesteś podmiotem profesjonalnym prowadzącym działalność gospodarczą lub reprezentujesz taki podmiot, a uprzednio udzieliłeś zgody na przetwarzanie danych firmy, w tym swoich danych osobowych w kontekście zawodowym podmiotowi współpracującemu z OP 360°, możemy gromadzić dane przekazane przez taki podmiot i używać ich w celach marketingowych. W zadeklarowanym przez ten podmiot zakresie, korzystamy z możliwości kontaktu z Tobą. Przysługuje Ci informacja o tym, kim jest podmiot, który pozyskał i przekazał nam dane o Twojej organizacji lub Twoje dane osobowe, deklarując legalność ich pozyskania oraz przekazania. Zapytania takiego możesz dokonać przy wykorzystaniu formularza na stronie internetowej.

3.7. Zapisując się na webinar, newsletter lub w inny sposób, podawane dane osobowe i dane nie stanowiące danych osobowych wyrażasz świadomą i dobrowolną zgodę na ich przetwarzanie.

4. Uzasadnienie dla przetwarzania danych

4.1. Naszym nadrzędnym priorytetem jest zapewnienie bezpieczeństwa danych Użytkowników i Klientów, dlatego też możemy przetwarzać jedynie ograniczone dane, tylko w takim zakresie, w jakim jest to absolutnie konieczne do utrzymania funkcjonowania strony lub platformy internetowej, w tym rzetelnej obsługi zgłoszeń przez OP 360°, o ile jest ona przedmiotem umowy. Informacje zbierane automatycznie są wykorzystywane do identyfikacji potencjalnych przypadków nadużyć, do sporządzania danych statystycznych dotyczących korzystania z naszej Strony internetowej oraz prowadzenia działań marketingowych i handlowych. Wspomniane dane statystyczne nie są gromadzone w sposób umożliwiający identyfikację konkretnego Użytkownika systemu.

4.2. Możesz odwiedzić naszą Stronę internetową bez konieczności ujawniania nam swojej tożsamości lub przekazywania jakichkolwiek informacji, na podstawie których ktoś mógłby rozpoznać Cię jako konkretną, możliwą do zidentyfikowania osobę. Jeśli jednak zechcesz skorzystać z niektórych funkcji Strony lub zadać pytanie za pośrednictwem formularza kontaktowego, konieczne może być przekazanie nam Twoich danych osobowych, w szczególności takich jak adres e-mail, imię i nazwisko czy numer telefonu. Możesz zrezygnować z podawania nam swoich danych osobowych, jednak wówczas możesz nie być w stanie korzystać z niektórych funkcji Strony lub uzyskać odpowiedzi na zadane pytania itp.. Użytkownicy, którzy nie są pewni, które informacje są obowiązkowe dla uzyskania określonych funkcjonalności, mogą skontaktować się z nami za pośrednictwem formularza na stronie.

4.3. Firma MacCo. jest również administratorem danych, w tym danych osobowych pozyskanych w celach kontaktowych, marketingowych i handlowych. Z uwzględnieniem RODO (rozporządzenie PE i Radu (UE) 2016/679 z 27 kwetnia 2016 r.), ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. nr 144, poz. 1204, z późn. zm.) i ustawy z dnia 16 lipa 2004 r. o prawie telekomunikacyjnym (Dz.U.2022.0.1648), za sprawą danych nie stanowiących danych osobowych lub z wykorzystaniem danych osobowych po uprzednim uzyskaniu zgody, bezpośrednio lub poprzez współpracującego brokera danych, który zadeklarował uprzedni odbiór zgód umożliwiających przekazanie określonych danych lub danych osobowych podmiotom współpracującym takim jak MacCo., możemy przekazywać Państwu informacje marketingowe i oferty handlowe drogą elektroniczną, telefonicznie oraz przez sms. Celem tego działania jest realizowanie społecznie i gospodarczo uzasadnionego interesu, jakim jest przekazanie przez OP 360° informacji o nowych obowiązkach prawnych dotyczących tzw. sygnalistów i tematów powiązanych, zmianach regulacji, w tym zakresie oraz wiedzy na ich temat. W odpowiedzi na istniejące potrzeby związane z wymogami dyrektywy i polityk poszczególnych organziacji, możemy także przekazywać informacje o aktualnej ofercie i promocjach WB 360°, jak również ich zmianach. Przekazane przez Państwa dane podlegają ochronie i nie będą przekazywane w celach marketingowych ani handlowych innym podmiotom. Jeżeli nie chcecie Państwo, aby Państwa dane były przetwarzane, prosimy uprzejmie o skorzystanie w celach kontaktowych z formularza na stronie internetowej.

5. Ochrona danych

5.1. W związku z RODO przysługują Ci następujące prawa związane z Twoimi danymi osobowymi:

1. Prawo do uzyskania informacji.

2. Prawo dostępu do informacji.

3. Prawo do korekty danych.

4. Prawo do usunięcia danych.

5. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych.

6. Prawo do zastrzeżenia sposobu przetwarzania danych.

7. Prawo sprzeciwu.

8. Prawa odnoszące się do automatyzacji podejmowania decyzji i profilowania.

Jeśli chcesz skorzystać ze swojego prawa, skontaktuj się z nami za za pośrednictwem formularza na stronie internetowej.

5.2. Dane osobowe będą przetwarzane do momentu odwołania udzielonej przez Państwa zgody. W celach archiwalnych i dowodowych, dane osobowe mogą być przechowywane do trzech lat, po odwołaniu zgody na ich przetwarzanie, chyba że (1) inny okres przechowywania wynika z określonych przepisów prawa powszechnego, (2) wyrażą Państwo wolę ich wcześniejszego usunięcia. W każdym czasie przysługuje Państwu prawo do wglądu w przekazane dane osobowe, ich sprostowania i/lub poprawienia, ograniczenia oraz usunięcia, a także możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli uznacie Państwo, że dane są przetwarzane w sposób niezgodny z prawem, w celach innych niż wyrażone w zgodzie albo z innych ważnych powodów. Przekazane przez Państwa dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom współpracującym, jeśli jest to niezbędne dla realizacji celów przetwarzania. Wszelkie zgłoszenia oraz zapytania prosimy przesyłać za pośrednictwem formularza dostępnego na Stronie internetowej.

5.3. Dane niestanowiące danych osobowych, w tym dane z anonimowych badań i dane kontaktowe do firm nie pozwalające na ustalenie danych osobowych ich pracowników, są należycie zabezpieczone i podlegają ochronie przed niepowołanym dostępem. Wszelkie zgłoszenia oraz zapytania prosimy przesyłać za pośrednictwem formularza dostępnego na Stronie internetowej.

5.4. Ponadto, dane Użytkownika mogą być przetwarzane w celu realizacji ewentualnych umów z nim zawartych (np. w przypadku złożenia zamówienia na odległość) lub w celu realizacji naszych uzasadnionych działań biznesowych wymienionych powyżej. Ponadto należy mieć na uwadze, że informacje o Użytkowniku mogą być przekazywane poza granice Unii Europejskiej, w tym przede wszystkim do Kanady i Stanów Zjednoczonych.

5.5. Zapewniamy bezpieczeństwo informacji udostępnianych przez Użytkownika na serwerach komputerowych w środowisku kontrolowanym, bezpiecznym, zabezpieczonym przed nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem lub ujawnieniem. W ramach kontroli i nadzoru stosujemy odpowiednie zabezpieczenia administracyjne, techniczne i fizyczne w celu ochrony przed nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem, modyfikacją i ujawnieniem danych osobowych. Nie możemy jednak zagwarantować bezpieczeństwa transmisji danych przez sieć internetową lub bezprzewodową.

5.6. Wszelkie dane i informacje, które gromadzimy, wykorzystujemy lub otrzymujemy, zostaną ujawnione, jeśli jest to wymagane np. w celu wywiązania się z wezwania do sądu lub podobnego postępowania prawnego, zapewnienia bezpieczeństwa Tobie lub innym ludziom, w szczególności w przypadku zagrożenia zdrowia lub życia, wykrycia oszustwa lub w odpowiedzi na wezwanie organów rządowych. Posiadane dane i informacje ujawnimy również wówczas, gdy w dobrej wierze uznamy, że ujawnienie jest koniecznie w celu ochrony naszych praw, a nie jest to sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.

5.7. Dane i informacje przekazane przez Sygnalistów z jednej, a tajemnica przedsiębiorstwa naszych Zleceniodawców z drugiej podlegają szczególnej ochronie, a OP 360° podejmuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które pozwalają zachować ich poufność.

6. Postanowienia Końcowe

6.1. Zmiany w Polityce Prywatności nabywają mocy obowiązującej po upływie 14 dni od dnia ich opublikowania na stronie www.op360.pl lub przesłania na adres e- mail Zleceniodawcy nowego Regulaminu. Jeśli w okresie przejściowym, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym Zleceniodawca wypowiedział Umowę, stosuje się dotychczasowy Regulamin.

6.2. Jeżeli chcesz się z nami skontaktować, aby uzyskać więcej informacji na temat niniejszej Polityki Prywatności lub w jakiejkolwiek sprawie mającej związek z Twoimi prawami i danymi osobowymi, możesz wysłać wiadomość z wykorzystaniem formularza dostępnego na Stronie internetowej.